Reunionitis

Actualizado: 12 abr


Round Table-CDe445 + Deadline-Absolutvision + Dog-Moonzig  Pixabay
Round Table-CDe445 + Deadline-Absolutvision + Dog-Moonzig Pixabay

En el ámbito laboral, dícese de la adicción que hace que cualquier persona sienta la necesidad imperiosa de convocar reuniones, o participar de forma convulsiva y permanente en ellas, para consultar cualquier detalle, por más nimio que sea, con cualquier excusa, y con el fin último de:

  1. Derivar responsabilidades o trabajo de la persona convocante hacia otras, muchas veces escondiendo inseguridad en su propio trabajo.

  2. Evidenciar su posición de dominio, o de control absoluto, sobre el resto de las personas asistentes.

  3. Justificar una supervisión existente (siendo benevolentes) o inexistente, por incapacidad manifiesta de esa persona, especialmente cuando se mantiene la boca cerrada y se espera que exponga cualquier otra persona.

  4. Delante de una persona externa, suele ser un justificante del trabajo realizado, o por realizar, las muchas horas que se han utilizado o se van a utilizar, y dar cuenta del total de personas implicadas en esa labor.

¿Cuántas veces has oído lo de "tenemos reunión" sin saber ni para qué?

  • En el caso de que se trate de celebraciones semanales, en un número máximo de 3, la persona convocante aún puede recuperarse con la medicación adecuada.

  • Si las convocatorias están por encima de 3 y por debajo de 10, nos podemos encontrar con un caso peligroso que obligue a la reestructuración de la empresa o al envío inmediato de la convocante a un centro de atención especializado.

  • Si es por encima de 10, a menos de que te dediques a la política, estés en el patio de un colegio, y aún no hayas superado el preescolar, no lo dudes: Es el momento de presentar el currículo a cualquier otro lugar antes de perder la autoestima, sufrir estrés crónico o asistir a la destrucción de la pareja e, incluso, cometer algún acto que puede rayar en la locura. ¡Huye! Es la mejor recomendación, puesto que estás ante una disfunción que puede contagiarse.

Ahora sí: vamos a tratar un asunto que es muy serio.

Evidentemente esta definición de "Reunionitis" es una exageración, y de hecho el propio término ni existe, más allá de lo coloquial, pero si que evidencia una realidad que se da con excesiva frecuencia en numerosas empresas.

Esta exposición roza el absurdo de lo que supone el exceso de reuniones en una empresa, pero que no está tan lejos de lo que ocurre en algunas organizaciones, porque aún hoy hay muchos jefes que entienden que es una fórmula para llevar mejor sus relaciones y el propio negocio, aunque no sea así (más bien en pocas ocasiones).

Es más, si el tiempo de la reunión se extiende en demasía, da lugar a malentendidos y desgaste en múltiples sentidos.

Si a eso le sumamos que desde que el teletrabajo se ha asentado en nuestras vidas, dando posibilidad a que se nos localice en cualquier momento, con la excusa de estar en casa y la necesidad imperiosa de solucionar “lo urgente”, este respeto al tiempo de los demás se va diluyendo y nos encontramos ante un enorme problema.

De hecho, la pandemia y la digitalización han hecho que ZOOM, SKYPE o MEET se hayan convertido en herramientas convencionales para celebrar reuniones en cualquier momento, y sin necesidad de estar en la misma oficina, y así han AUMENTADO UN 70% las convocatorias desde que las labores desde nuestra propia casa se hicieron una realidad.


Hace un año SUNDAR PICHAI, CEO de GOOGLE anunciaba como MEET agregaba más de 3 MILLONES DE USUARIOS POR DÍA, un aumento del 300% respecto a lo que era habitual (1 millón), y con más de 100 millones de participantes diarios.


Aún y todo, quien se lleva la palma es ZOOM, con más de 300 MILLONES DE USUARIOS DIARIOS.


WORKMETER confecciona estudios sobre la gestión del tiempo, y resume que el 61% son en reuniones programadas y el ¡¡¡39%!!! en reuniones imprevistas o improvisadas.


ATLASSIAN, que tiene herramientas para entornos de trabajo abiertos como TRELLO, da unos resultados dignos de ser tenidos muy en cuenta por más de alguna mente pensante:

  • El 91% se distrae durante la reunión.

  • El 39% se duerme en algún momento.

  • El 96% se pierde alguna reunión y no asiste.

  • El 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender.

  • El 73% hace otras cosas durante las reuniones.

  • El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.

Según las estadísticas de OTTER, el 70% de las reuniones impiden que se completen las tareas, produciéndose una aversión cada vez más creciente a la mera sugerencia de tenernos que poner delante de la cámara o sentarnos en una mesa a debatir.

La sensación general es que estamos demasiado tiempo en reuniones, y eso afecta a las horas productivas, porque además de asistir tenemos que completar nuestras tareas.

Las reuniones se entienden como ladronas de tiempo.

Por lo general no suele tener un orden del día específico, y en muchas ocasiones nos ponemos a debatir de todo, sin que tenga nada que ver con el tema específico a tratar.

Y, dependiendo de la cultura local, puede que nos guste hablar o no, pero lo que si tenemos claro es que no nos gusta que luego nos agobiemos con lo de “hay que acabar” o tener una sobrecarga de información que no sirve para nuestro fin último (que es lo que suele ocurrir).

En algunas grandes empresas, por ejemplo, se acude a la figura de la coordinadora que menciona la LEY, cuando se afecta a la seguridad o a la salud de los demás, pero esto no tiene que ver con la reunionitis.

No hay que confundir temas diferentes.

De lo que se trata es de buscar una solución para hacer eficiente la coordinación entre las partes, es decir programar y ejecutar actividades de grupos de trabajo para lograr objetivos, elaborando cronogramas y supervisando las tareas asignadas, entre otras razones porque se fomenta el espíritu de participación y trabajo en equipo.

A todo esto, hay que añadirle el problema de que vivimos en un mundo global donde cualquiera puede ser cliente en cualquier parte del planeta, o puede colaborar con la empresa desde diferentes países, lo que supone celebrar reuniones intentando conciliar horarios, muchas veces imposibles de coordinar con la jornada habitual, junto con el hecho de que cualquier participante tiene que revisar calendarios, establecer un link para la llamada, invitar a asistentes… molestia tras molestia que hace que se produzca un rechazo a todo el proceso, incluso antes de empezar.

Si la reunión no se puede eludir, es bueno que conozcas MICROSOFT 365, y utilizar herramientas como WORLD TIME BUDDY, que incorpora en calendario de OUTLOOK, con zonas horarias divididas por colores donde indica las horas a evitar, las que son aceptables, a pesar de estar fuera de los horarios de oficina, o las que resultan mejor según la ciudad convocante.

También hay otras apps como TIME ZONE NINJA, que lo pone aún más fácil (propone una agenda con 8 opciones) o puedes consultar otras como HUBSPOT (tanto para calendario como CRM); RALLY, que incluso incluye votaciones o comentarios para discutir detalles de la reunión o CLARA, una asistente virtual impulsada por machine learning.

Recomendamos para empezar, además de GOOGLE CALENDAR, la incorporación de TEAMS, una especie de chat empresarial, que permite crear canales con diferentes objetivos, guardar información en carpetas organizadas, convocar a las personas interesadas, y autorizarlas a compartir datos total o parcialmente.

Ah, y hay que tener claro que cualquier información que vuelcas en la nube será utilizada para ofrecerte contenido, productos y servicios de terceros, con lo que debes conocer bien la protección de datos y consultar las políticas de privacidad.

Si quieres evitar la reunionitis aprende a:

  • Identificar realmente el problema y quién lo tiene.

  • Planificar un acta oficial con personas que intervienen, temas y duración, pidiendo que los temas vengan preparados.

  • Contar las cosas de forma sencilla y simplificada. Tal cual decía EINSTEIN: “Si no se lo puedes explicar a un niño de 6 años, entonces tú mismo no lo entiendes”.

  • Escribe mails cortos sobre el tema en cuestión. Si hemos aprendido a utilizar Twitter seguro que lo sabemos explicar con pocas palabras. Sigamos el consejo BALTASAR GRACIÁN en el ORÁCULO MANUAL Y ARTE DE PRUDENCIA: “Lo bueno si es breve, dos veces bueno”.

  • Emplear el WhatsApp: también ahorra mucho tiempo.

  • Si es imprescindible escuchar la voz de la otra parte, una llamada rápida.

  • Hacer un resumen de la reunión, con los puntos y conclusiones resumidas.

  • Y ser puntual: El tiempo tuyo es tan importante como el del resto de la gente. No eres la única persona ocupada, y ten en cuenta que la jornada laboral tiene unos tiempos. No tienes por qué absorber el del personal, ni programar encuentros fuera de lo que entiende por tiempo de trabajo. La gente también tiene vida, y les gusta disfrutar de ella. Si no lo haces repercutirá en la productividad, la colaboración, la implicación o, lo que es lo mismo, la fuerza laboral que aparecerá agotada antes de empezar.

Hay un truco muy bueno para pensar en si hay que hacer una reunión o no:

¿Conoces el dicho que dice “El tiempo es oro”?

Piensa que la reunión te cuesta dinero, mucho dinero (por ejemplo, multiplica por 10 lo que es el sueldo de las partes implicadas) y piensa si hay alguna forma diferente de solucionar la cuestión.


ELON MUSK denomina a las reuniones como “la plaga” y MARK CUBAN considera que son una absoluta pérdida de tiempo, y sólo asistiría a una si le extienden un cheque con una cantidad suficientemente sabrosa.


Lo mismo por eso son tan ricos.


Claro que el mundo de la empresa está lleno de sorpresas:


Si cualquier día ves que incluso la mascota de la persona convocante ha sido invitada a participar, y además está sentada presidiendo, vestida de smoking, no alucines.


O el fin del mundo ha llegado, o te están haciendo alguna broma para el próximo reality show televisivo o, sencillamente, no entendiste aquello de que el mejor amigo del hombre es el perro, y que alguna mente se lo toma tan a pecho que siendo el mejor de su grupo de amistades ha decidido nombrarlo General Manager.


Piensa en positivo: hablará poco y posiblemente con unos buenos huesos se le convence de acabar aquello pronto.


Y si no funciona, ante los ladridos: unos buenos tapones de oídos o Paracetamol. ¿No es lo mismo que utilizas ante la reunionitis? No hay mal que cien años dure y hay que recordar que la vida de los perros es más corta que la de muchos CEOs.

0 comentarios

Entradas relacionadas

Ver todo
Volcán

RECIBE TODAS LAS SEMANAS ALGO SINGULAR

Directo a tu email

Nuestra newsletter "La Singularidad Canaria"

es perfecta para ti